WebFile ASP マニュアルユーザ編

一斉配信

ファイルありの配信

ファイルありの配信について

多くの宛先に一斉にファイルの配布をおこなう機能です。
宛先情報の書かれたファイルをインポートすることで、1回の配信で宛先ごとに異なるファイルを配布することができます。
一斉配信一覧画面で、[ファイルありの配信]ボタンをクリックしてください。
ファイルありの配信画面へ遷移します。

テンプレート	ご自身の作成したテンプレートを挿入します。テンプレートをご選択いただくと、メール本文に挿入されます。テンプレートを作成していない場合は表示されません。(→テンプレート)
配布用フォルダ	配布したいファイルのあるフォルダをご選択ください。
宛先ファイル	[選択]ボタンをクリックし、宛先情報が記されたCSVファイルをご選択ください。 (→宛先ファイルについて) 一度インポートが完了した宛先ファイルを変更される場合は、「＞＞別の宛先ファイルをインポート」リンクをクリックし、新しい宛先ファイルをご選択ください。宛先情報は新しい宛先ファイルの情報に上書きされ、以前にインポートした情報は削除されます。
差出人	配信ごとに、送信者名や送信者メールアドレスを変更することができます。送信者名の登録は、送信者設定(→送信者設定)でおこないます。送信者設定機能が無効の場合は表示されません。
メール件名	メールの件名をご入力ください。
メール本文	メールの本文に必要事項をご入力ください。 (→メール本文について)
セキュリティ設定	セキュリティの設定をそれぞれご選択ください。状況に応じたセキュリティをご設定ください。 (→セキュリティ設定について)
送信予定日時	一斉配信メールを送信する時刻を設定できます。上長承認が有効な場合、承認期限としても利用されるため、予約なしでの送信はできません。
文字エンコーディング	送信するメールの文字エンコーディングを「ISO-2022-JP」または「UTF-8」からご選択ください。

宛先ファイルをインポートし、項目を入力・選択した後、[確認画面へ]ボタンをクリックしてください。ファイルありの配信確認画面に遷移します。

インポートした宛先情報を確認する場合は、[宛先一覧を表示]をクリックすると宛先一覧画面に遷移します。(→宛先一覧について)
宛先ファイルに問題があった場合は、[選択]ボタンから再アップロードしていただけます。
ご確認いただいた内容に問題がなければ、[配信内容を登録]ボタンをクリックしてください。
ファイルありの配信確認画面

ファイルありの配信登録完了画面に遷移します。
これで入力した配信内容の登録が完了し、宛先へ順次メールが配信されます。
ファイルありの配信完了画面

宛先ファイルについて

宛先ファイルには、1行目に以下の見出しをカンマ区切りのCSV形式で入力し、2行目以降に内容を記入してください。
チェックワード, 名前,メールアドレス,置換文字列1,置換文字列2...
ファイル作成時には、サンプルファイルもご利用いただけます。(→宛先ファイルサンプルのダウンロード)

チェックワードには、ファイル名に必須の文字列(会社名、年度など)を入力してください。
空欄にした場合、ファイル名のチェックは行われません。
チェックワードを含まないファイルを配信しようとした場合、誤送信防止のために宛先一覧画面で宛先が赤く表示されます。(→宛先一覧について)

置換文字列は0~5個設定でき、任意の項目名をつけることができます。

1件の配信で送信できる人数やファイル数は、ご契約内容によります。詳しくは管理者へお問い合わせください。

CSVファイル例（会社名・担当者を置換文字列に指定）

"チェックワード","名前","メールアドレス","会社名","担当者","ファイル名"
"A","お名前A","sampleA@example.com","A社","a山a太郎","sampleA.pdf","sampleA.docx","sampleA.csv"
"B","お名前B","sampleB@example.com","B社","b山b太郎","sampleB.pdf","","sampleB.csv"
"C","お名前C","sampleC@example.com","C社","c山c太郎","","sampleC.docx",""

Excelで開いたイメージ
ファイルあり：置換文字列のある宛先ファイル(Excelで開いた場合)

メール本文について

メールの本文は、配布に必要なダウンロードURLや有効期限、各宛先のお名前、メールアドレスを変換する変換文字を挿入することによって、効率的に作成することができます。
また、サンプル文やテンプレート、署名の挿入も可能です。
メール本文の詳細

[サンプル文を挿入]ボタン

あらかじめ用意されているサンプル文を挿入します。
[サンプル文を挿入]ボタンをクリックすると、メール本文に挿入されます。

テンプレート

ご自身の作成したテンプレートを挿入します。
テンプレートをご選択いただくと、メール本文に挿入されます。
テンプレートを作成していない場合は表示されません。(→テンプレート)
テンプレート選択

署名

ご自身の作成した署名を挿入します。
署名をご選択いただくと、メール本文に挿入されます。
署名を作成していない場合は表示されません。(→署名)
署名選択

変換文字

メールの本文に入力すると、各宛先に合わせて変換します。
各変換文字の左にある（挿入)をクリックすると、メール本文に挿入します。

[##name##]	各宛先のお名前に変換します。
[##mail##]	各宛先のメールアドレスに変換します。
[##url##]	各宛先のファイルダウンロードURLに変換します。
[##dl_limit##]	ファイルダウンロード有効期限に変換します。

置換文字列を含む本文例

[##会社名##] [##name##]様

お世話になっております。xx株式会社の[##担当者##]です。

今月分の報告書の用意ができましたので、
[##url##] からダウンロードしてください。

以上、よろしくお願いします。

実際に届くメール例

A社お名前A様

お世話になっております。xx株式会社のa山a太郎です。

今月分の報告書の用意ができましたので、
https://example.com/ddl.php?xxxxxxxxxxxx からダウンロードしてください。

以上、よろしくお願いします。

セキュリティ設定について

セキュリティの設定をそれぞれご選択いただき、状況に応じたセキュリティを設定することができます。
セキュリティ設定

ダウンロードの有効期限: ファイルのダウンロード有効期限をご選択ください。
ダウンロード回数: ファイルのダウンロード回数をご選択ください。
パスワードロックをかけない: 配布するファイルに、パスワードロックが不要の場合にご選択ください。
ワンタイムパスワードロックをかける: 配布するファイルに、ワンタイムパスワードのロックをかける場合にご選択ください。
パスワードには、メールアドレスを限定したワンタイムパスワードを採用し、高いセキュリティを確保しています。
指定パスワードロックをかける: 配布するファイルに、ご自身の入力したパスワードのロックをかける場合はご選択ください。配布メール送信の際に、別途、指定パスワードをお知らせするメールも通知します。
zipパスワードをファイルに設定する: 配布するファイルをzipファイルに圧縮して1つにし、ご自身の入力したパスワードのロックをかける場合はご選択ください。

宛先一覧について

宛先一覧画面では、宛先ファイルからインポートした宛先情報を一覧で確認することができます。
ファイルあり配信の宛先一覧
配布するファイルに一つでもチェックワードを含まないものがあると、誤送信防止のために行全体が赤く強調されます。
このままでもメールは送信できますが、修正する場合は確認画面から宛先ファイルをアップロードし直してください。

一覧表示

虫眼鏡アイコンで、検索フォームを開きます。

項目のプルダウン	：検索する項目を選択します。
[検索]欄	：検索する文言を入力します。
[検索]ボタン	：検索を開始します。
[クリア]ボタン	：検索を解除します。